Uma estratégia de desempenho empresarial
Benchmarking é a prática de comparar processos de negócios e métricas de desempenho com os melhores do setor e as melhores práticas de outras empresas.
As dimensões normalmente medidas são qualidade, tempo e custo.
O benchmarking é usado para medir o desempenho usando um indicador específico, resultando em uma métrica de desempenho que é comparada a outras.
Também chamado de “benchmarking de melhores práticas” ou “benchmarking de processos”, esse processo é utilizado na gestão em que as organizações avaliam vários aspectos de seus processos em relação aos processos de empresas de melhores práticas, geralmente dentro de um grupo de pares definido para fins de comparação.
Isso permite que as organizações desenvolvam planos sobre como fazer melhorias ou adaptar práticas recomendadas específicas, geralmente com o objetivo de aumentar algum aspecto do desempenho.
O benchmarking pode ser um evento pontual, mas muitas vezes é tratado como um processo contínuo no qual as organizações buscam continuamente melhorar suas práticas.
Em gerenciamento de projetos, o benchmarking também pode apoiar a seleção, planejamento e entrega de projetos.
No processo de benchmarking de melhores práticas, a administração identifica as melhores empresas em seu setor, ou em outro setor onde existam processos semelhantes, e compara os resultados e processos daqueles estudados com os próprios resultados e processos.
Dessa forma, eles aprendem o desempenho das metas e, mais importante, os processos de negócios que explicam por que essas empresas são bem-sucedidas.
De acordo com o Conselho Nacional de Medição em Educação, as avaliações de referência são avaliações curtas usadas pelos professores em vários momentos ao longo do ano letivo para monitorar o progresso do aluno em alguma área do currículo escolar.
Estes também são conhecidos como governo interino.
Em 1994, um dos primeiros periódicos técnicos chamado Benchmarking: An International Journal foi publicado.
Histórico
O termo benchmark, origina-se da história das armas e munições, no que diz respeito ao mesmo objetivo do termo comercial; comparação e melhor desempenho.
A introdução de armas de pólvora substituiu o arco e flecha do arqueiro, o soldado que usava o arco.
O arqueiro agora teve que se adaptar à nova situação e aprender a manusear a arma.
A nova arma deixava apenas uma marca no alvo, onde antes a flecha ficava visível, e sem o arco, o título do soldado mudava para atirador, o homem que marcava.
A arma foi aprimorada já no início, com o rifle do cano, e o rifle nasceu.
Com a industrialização da indústria de armas em meados de 1800, a produção em massa de munição como cartucho substituiu o carregamento manual de pólvora e bala na arma.
Agora, com a produção padronizada tanto do rifle de alta precisão quanto do cartucho, o atirador era agora a variável incerta e com diferentes qualidades e especificações tanto no rifle quanto na munição, havia a necessidade de um método para encontrar a melhor combinação.
A arma espingarda foi fixada em um banco, possibilitando vários disparos idênticos em um alvo para medir a propagação.
Em 2008, uma pesquisa abrangente sobre benchmarking foi encomendada pela The Global Benchmarking Network, uma rede de centros de benchmarking representando 22 países.
As declarações de missão e visão e as pesquisas com clientes são as mais usadas das 20 ferramentas de melhoria, seguidas pela análise SWOT e benchmarking informal.
O Benchmarking de Desempenho foi usado por 49% e o Benchmarking de Melhores Práticas por 39%.
As ferramentas com maior probabilidade de aumentar em popularidade nos próximos três anos são Benchmarking de Desempenho, Benchmarking Informal, SWOT e Benchmarking de Melhores Práticas.
Mais de 60% das organizações que atualmente não usam essas ferramentas indicaram que provavelmente as usarão nos próximos três anos.
O benchmarking depende principalmente da análise SWOT e também será usado no futuro por quase 4-5 anos.
Procedimento
Não existe um processo único de benchmarking que tenha sido adotado universalmente.
O amplo apelo e aceitação do benchmarking levou ao surgimento de metodologias de benchmarking.
Um livro seminal é Benchmarking for Competitive Advantage, de Boxwell.
O primeiro livro sobre benchmarking, escrito e publicado pela Kaiser Associates, é um guia prático e oferece uma abordagem em sete etapas.
Robert Camp desenvolveu uma abordagem de 12 estágios para benchmarking.
A metodologia de 12 estágios consiste em:
- Selecionar assunto
- Definir o processo
- Identificar parceiros potenciais
- Identificar fontes de dados
- Coletar dados e selecionar todos os parceiros
- Determinar a lacuna
- Estabelecer diferenças de processo
- Alvo de desempenho futuro
- Comunicar
- Ajustar meta
- Implementar
- Revisar e recalibrar
O seguinte é um exemplo de uma metodologia típica de benchmarking:
Identifique as áreas problemáticas: como o benchmarking pode ser aplicado a qualquer processo ou função de negócios, uma variedade de técnicas de pesquisa pode ser necessária.
Eles incluem conversas informais com clientes, funcionários ou fornecedores; técnicas de pesquisa exploratória, como grupos focais; ou pesquisa de marketing aprofundada, pesquisa quantitativa, pesquisas, questionários, análise de reengenharia, mapeamento de processos, relatórios de variação de controle de qualidade, análise de índice financeiro ou simplesmente revisão de tempos de ciclo ou outros indicadores de desempenho.
Antes de iniciar a comparação com outras organizações, é essencial conhecer a função e os processos da organização; o desempenho do revestimento de base fornece um ponto contra o qual o esforço de melhoria pode ser medido.
Identifique outras indústrias que tenham processos semelhantes: por exemplo, se alguém estivesse interessado em melhorar as transferências no tratamento de dependência, identificaria outros campos que também têm desafios de transferência.
Isso pode incluir controle de tráfego aéreo, comutação de telefones celulares entre torres, transferência de pacientes de cirurgias para salas de recuperação.
Identifique as organizações que são líderes nessas áreas: Procure o que há de melhor em qualquer setor e em qualquer país.
Consulte clientes, fornecedores, analistas financeiros, associações comerciais e revistas para determinar quais empresas merecem ser estudadas.
Empresas de pesquisa para medidas e práticas: As empresas visam processos de negócios específicos usando pesquisas detalhadas de medidas e práticas usadas para identificar alternativas de processos de negócios e empresas líderes.
As pesquisas são normalmente mascaradas para proteger dados confidenciais por associações e consultores neutros.
Visite as empresas de “melhores práticas” para identificar práticas de ponta: As empresas geralmente concordam em trocar informações mutuamente benéficas para todas as partes em um grupo de benchmarking e compartilhar os resultados dentro do grupo.
Implementar práticas de negócios novas e aprimoradas: adotar práticas de ponta e desenvolver planos de implementação que incluam a identificação de oportunidades específicas, financiamento do projeto e venda de ideias para a organização com o objetivo de obter valor demonstrado do processo.
Benchmarking técnico/produto
A técnica inicialmente utilizada para comparar estratégias corporativas existentes com o objetivo de alcançar o melhor desempenho possível em novas situações, foi recentemente estendida para a comparação de produtos técnicos.
Este processo é geralmente referido como “benchmarking técnico” ou “benchmarking de produto”.
Seu uso é bem desenvolvido na indústria automotiva, onde é fundamental projetar produtos que atendam às expectativas precisas do usuário, a um custo mínimo, aplicando as melhores tecnologias disponíveis no mundo.
Os dados são obtidos desmontando totalmente os carros existentes e seus sistemas.
Essas análises foram inicialmente realizadas internamente pelas montadoras e seus fornecedores.
No entanto, como essas análises são caras, elas estão sendo cada vez mais terceirizadas para empresas especializadas nessa área.
A terceirização possibilitou uma redução drástica de custos para cada empresa e o desenvolvimento de ferramentas eficientes.
Tipos
O benchmarking pode ser interno ou externo.
Dentro dessas categorias mais amplas, existem três tipos específicos de benchmarking:
Benchmarking de processos
A empresa iniciadora concentra sua observação e investigação de processos de negócios com o objetivo de identificar e observar as melhores práticas de uma ou mais empresas de referência.
A análise da atividade será necessária quando o objetivo for comparar custos e eficiência; cada vez mais aplicado a processos de back-office onde a terceirização pode ser considerada.
O benchmarking é apropriado em quase todos os casos em que o redesenho ou melhoria do processo deve ser realizado, desde que o custo do estudo não exceda o benefício esperado.
Benchmarking financeiro
Realizando uma análise financeira e comparando os resultados em um esforço para avaliar sua competitividade e produtividade geral.
Benchmarking do ponto de vista do investidor
Estendendo o universo do benchmarking para também comparar com empresas pares que podem ser consideradas oportunidades alternativas de investimento do ponto de vista do investidor.
Benchmarking no setor público
Funciona como uma ferramenta de melhoria e inovação na administração pública, onde as organizações estatais investem esforços e recursos para alcançar a qualidade, eficiência e eficácia dos serviços que prestam.
Benchmarking de desempenho
Permite que a empresa iniciadora avalie sua posição competitiva comparando produtos e serviços com os das empresas-alvo.
Benchmarking de produtos
O processo de projetar novos produtos ou atualizar os atuais.
Às vezes, esse processo pode envolver engenharia reversa, que desmonta os produtos dos concorrentes para encontrar pontos fortes e fracos.
Envolve observar como os outros competem.
Este tipo geralmente não é específico da indústria, o que significa que é melhor olhar para outras indústrias, ou seja, Benchmarking Estratégico com a ajuda do Benchmarking funcional.
Uma empresa focará seu benchmarking em uma única função para melhorar a operação dessa função específica.
É improvável que funções complexas como Recursos Humanos, Finanças e Contabilidade e Tecnologia da Informação e Comunicação sejam diretamente comparáveis em termos de custo e eficiência e podem precisar ser desagregadas em processos para fazer uma comparação válida.
Benchmarking best-in-class
Envolve estudar o principal concorrente ou a empresa que melhor desempenha uma função específica.
O benchmarking operacional abrange tudo, desde a equipe e a produtividade até o fluxo do escritório e a análise dos procedimentos executados.
Benchmarking energético – processo de recolha, análise e relação de dados de desempenho energético de atividades comparáveis com o objetivo de avaliar e comparar o desempenho entre ou dentro de entidades.
As entidades podem incluir processos, edifícios ou empresas.
O benchmarking pode ser interno entre entidades dentro de uma única organização, ou – sujeito a restrições de confidencialidade – externo entre entidades concorrentes.
Ferramentas
O software de benchmarking pode ser usado para organizar grandes e complexas quantidades de informações.
Os pacotes de software podem estender o conceito de benchmarking e análise competitiva, permitindo que os indivíduos manipulem quantidades ou estratégias tão grandes e complexas.
Essas ferramentas oferecem suporte a diferentes tipos de benchmarking e podem reduzir significativamente os custos acima.
A tecnologia emergente dos mecanismos de benchmarking automatiza o estágio de passar dos dados para insights comparativos notáveis, às vezes até mesmo expressando os insights em frases em inglês.
Benchmarking métrico
Outra abordagem para fazer comparações envolve o uso de custos mais agregados ou informações de produção para identificar unidades com desempenho forte e fraco.
As duas formas mais comuns de análise quantitativa usadas no benchmarking métrico são a análise de envoltória de dados e a análise de regressão.
A DEA estima o nível de custo que uma empresa eficiente deve ser capaz de atingir em um determinado mercado.
Na regulação de infraestrutura, o DEA pode ser usado para recompensar empresas/operadoras cujos custosestão perto da fronteira eficiente com lucros adicionais. A análise de regressão estima o que a empresa média deve ser capaz de alcançar.
Com a análise de regressão, as empresas com desempenho acima da média podem ser recompensadas, enquanto as empresas com desempenho inferior à média podem ser penalizadas.
Esses estudos de benchmarking são usados para criar comparações padrão, permitindo que pessoas de fora avaliem o desempenho dos operadores em um setor.
Técnicas estatísticas avançadas, incluindo análise de fronteira estocástica, têm sido usadas para identificar desempenhos altos e fracos em indústrias, incluindo aplicações em escolas, hospitais, serviços públicos de água e serviços públicos elétricos.
Um dos maiores desafios para o benchmarking de métricas é a variedade de definições de métricas usadas entre empresas ou divisões.
As definições podem mudar ao longo do tempo dentro da mesma organização devido a mudanças na liderança e prioridades.
As comparações mais úteis podem ser feitas quando as definições de métricas são comuns entre as unidades comparadas e não mudam para que as melhorias possam ser alteradas.
Mídia social e benchmarking
A mídia social está começando a penetrar cada vez mais nos processos de negócios existentes.
Nesse sentido, o benchmarking não é exceção.
Por causa de suas características inerentes, pode-se até argumentar que a mídia social terá um impacto significativo no benchmarking.
Aqui estão alguns dos benefícios associados a isso.
O benchmarking conjunto é, de fato, uma atividade social, e as mídias sociais fornecem muitas maneiras novas e eficazes de interação social.
A mídia social abre caminho para novas fontes adicionais de informação e canais de coleta de dados.
O benchmarking está se tornando cada vez mais voltado para os negócios, e a mídia social está apoiando esse tipo de engajamento contínuo, diferente do trabalho em projetos individuais.
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