Aprenda a gestão de tempo e tenha melhores resultados!
A gestão do tempo é o processo de planejar e exercer o controle consciente do tempo gasto em atividades específicas, especialmente para aumentar a eficácia, eficiência e produtividade.
Envolve várias demandas de uma pessoa relacionadas ao trabalho, vida social, família, hobbies, interesses pessoais e compromissos com a natureza finita do tempo.
Usar o tempo efetivamente dá à pessoa “escolha” sobre gastar ou gerenciar atividades em seu próprio tempo e conveniência.
O gerenciamento do tempo pode ser auxiliado por uma variedade de habilidades, ferramentas e técnicas usadas para gerenciar o tempo ao realizar tarefas, projetos e metas específicas dentro de um prazo.
Inicialmente, o gerenciamento do tempo se referia apenas a atividades de negócios ou de trabalho, mas, eventualmente, o termo foi ampliado para incluir também atividades pessoais.
Um sistema de gerenciamento de tempo é uma combinação projetada de processos, ferramentas, técnicas e métodos.
O gerenciamento de tempo geralmente é uma necessidade em qualquer gerenciamento de projeto, pois determina o tempo e o escopo de conclusão do projeto.
Os principais temas que surgem da literatura sobre gerenciamento de tempo incluem o seguinte:
- Criação de um ambiente propício à eficácia
- Definição de prioridades
- O processo relacionado de redução do tempo gasto em não-prioridades
- Implementação de metas
- Visões culturais de gerenciamento de tempo
Diferenças na forma como uma cultura vê tempo pode afetar a maneira como seu tempo é administrado.
Por exemplo, uma visão de tempo linear é uma forma de conceber o tempo fluindo de um momento para o outro de forma linear.
Essa percepção linear do tempo é predominante na América, juntamente com a maioria dos países do norte da Europa, como Alemanha, Suíça e Inglaterra. As pessoas nessas culturas tendem a valorizar muito o gerenciamento produtivo do tempo e tendem a evitar decisões ou ações que resultariam em perda de tempo.
Uma visão de tempo cultural final é uma visão de tempo cíclica.
Em culturas cíclicas, o tempo não é considerado nem linear nem relacionado a eventos.
Como dias, meses, anos, estações e eventos acontecem em ocorrências regulares e repetitivas, o tempo é visto como cíclico.
Nessa visão, o tempo não é visto como desperdiçado porque sempre voltará mais tarde, portanto, há uma quantidade ilimitada dele.
Criando um ambiente eficaz Algumas literaturas sobre gerenciamento de tempo enfatizam tarefas relacionadas à criação de um ambiente propício à eficácia “real”.
Essas estratégias incluem princípios como: “organizar-se” – a triagem da papelada e das tarefas, “proteger o tempo de cada um” por isolamento, isolamento e delegação, “realização por meio do gerenciamento de metas e do foco nas metas” – ênfase motivacional, ” recuperando-se de maus hábitos de tempo” – recuperação de problemas psicológicos subjacentes, por exemplo, Procrastinação.
Além disso, o tempo de execução das tarefas é importante.
Como tarefas que exigem altos níveis de concentração e energia mental, muitas vezes são feitas no início do dia, quando a pessoa está mais revigorada.
A literatura também se concentra na superação de problemas psicológicos crônicos, como a procrastinação.
Incapacidade excessiva e crônica de gerenciar o tempo de forma eficaz pode resultar de transtorno de déficit de atenção e hiperatividade ou transtorno de déficit de atenção.
Os critérios de diagnóstico incluem uma sensação de insucesso, dificuldade em se organizar, problemas para começar, problemas para gerenciar muitos projetos simultâneos e problemas com o acompanhamento.
Daniel Amen concentra-se no córtex pré-frontal, que é a parte do cérebro que evoluiu mais recentemente.
Ele gerencia as funções de atenção, gerenciamento de impulsos, organização, aprendizado com a experiência e automonitoramento, entre outras.
Alguns autores argumentam que mudar a forma como o córtex pré-frontal funciona é possível e oferecem uma solução. Definição de prioridades e metas
Muitas vezes, as estratégias de gestão do tempo estão associadas à recomendação de estabelecer metas pessoais.
A literatura destaca temas como: “Trabalhe em Ordem de Prioridade” – estabeleça metas e priorize, “Estabeleça metas gravitacionais” – que atraem ações automaticamente.
Essas metas são registradas e podem ser divididas em um projeto, um plano de ação ou uma simples lista de tarefas. Para tarefas individuais ou para metas, uma classificação de importância pode ser estabelecida, prazos podem ser estabelecidos e prioridades atribuídas.
Esse processo resulta em um plano com lista de tarefas, cronograma ou calendário de atividades.
Os autores podem recomendar períodos de planejamento diários, semanais, mensais ou outros, associados a diferentes escopos de planejamento ou revisão.
Isso é feito de várias maneiras, como segue: Análise ABCD.
Uma técnica que vem sendo utilizada há muito tempo na gestão empresarial é a categorização de grandes dados em grupos.
Esses grupos geralmente são marcados como A, B, C e D – daí o nome.
As atividades são classificadas por estes critérios gerais:
- A – Tarefas percebidas como urgentes e importantes
- B – Tarefas importantes, mas não urgentes
- C – Tarefas sem importância, mas urgentes
- D – Tarefas sem importância e não urgentes.
Cada grupo é então ordenado por prioridade para refinar ainda mais a priorização, alguns indivíduos optam por forçar a classificação de todos os itens “B” como “A” ou”C”.
A análise ABC pode incorporar mais de três grupos.
A análise ABC é frequentemente combinada com a análise de Pareto.
Análise de Pareto
O princípio de Pareto é a ideia de que 80% das consequências vêm de 20% das causas.
Aplicado à produtividade, significa que 80% dos resultados podem ser alcançados fazendo 20% das tarefas.
Se a produtividade é o objetivo do gerenciamento de tempo, essas tarefas devem ser priorizadas.
O Método Eisenhower
O “Método Eisenhower” ou “Princípio de Eisenhower” é um método que utiliza os princípios de importância e urgência para organizar prioridades e carga de trabalho.
Este método deriva de uma citação atribuída a Dwight D. Eisenhower: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes.
Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes.” Eisenhower não reivindicou esse insight para si mesmo, mas o atribuiu a um “ex-presidente da faculdade”.
Usando o Princípio de Decisão de Eisenhower, as tarefas são avaliadas usando os critérios importante/não importante e urgente/não urgente e, em seguida, colocadas em quadrantes correspondentes em uma Matriz de Eisenhower.
As tarefas nos quadrantes são tratadas da seguinte maneira.
- Tarefas do quadrante Importante/Urgente são realizadas imediatamente e pessoalmente, por ex. crises, prazos, problemas.
- Inerente ao acrônimo está uma hierarquia de autorrealização, que espelha a hierarquia de necessidades de Abraham Maslow.
- Priorize seu tempo e defina sua vida por objetivos.
- Organize as coisas que você precisa realizar regularmente para ter sucesso.
- Simplifique as coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.
- Economize coisas que você deveria fazer ou até gostaria de fazer, mas não são urgentes.
- Contribua prestando atenção nas poucas coisas restantes que fazem a diferença.
Eliminação de não-prioridades
A gestão do tempo também abrange como eliminar tarefas que não agregam valor ao indivíduo ou à organização.
De acordo com Jared Sandberg, colaborador do Wall Street Journal, as listas de tarefas “não são a chave para a produtividade que dizem ser”.
Ele relata que “30% dos listers gastam mais tempo gerenciando suas listas do que completando o que está nelas”.
A executiva de software Elisabeth Hendrickson afirma que a adesão rígida às listas de tarefas pode criar uma “tirania da lista de tarefas” que obriga a “perder tempo com atividades sem importância”.
Qualquer forma de estresse é considerada debilitante para o aprendizado e para a vida; mesmo que a adaptabilidade possa ser adquirida, seus efeitos são prejudiciais.
Mas o stress é uma parte inevitável da vida quotidiana, e Reinhold Niebuhr sugere que é melhor enfrentá-lo, como se tivesse “a serenidade para aceitar as coisas que não se pode mudar e ter a coragem de mudar as coisas que se pode”.
Parte do estabelecimento de prioridades e metas é a emoção “preocupação”, e sua função é ignorar o presente para se fixar em um futuro que nunca chega, o que leva ao gasto infrutífero de tempo e energia.
É um custo desnecessário ou um aspecto falso que pode interferir nos planos devido a fatores humanos.
O Método Eisenhower é uma estratégia usada para competir com a preocupação e tarefas imperativas maçantes.
A preocupação como estresse é uma reação a um conjunto de fatores ambientais; entender que isso não faz parte da pessoa dá a ela possibilidades de gerenciá-los.
Atletas sob o comando de um treinador chamam esse gerenciamento de “colocar a cara do jogo”
A mudança é difícil e os padrões da vida diária são os hábitos mais profundamente arraigados de todos.
Para eliminar as não prioridades no tempo de estudo, sugere-se dividir as tarefas, capturar os momentos, rever o método de gerenciamento de tarefas, adiar tarefas sem importância, gerenciar o equilíbrio da vida e enganar o lazer e o tempo não produtivo.
Certos fatores desnecessários que afetam a gestão do tempo são os hábitos, a falta de definição de tarefas, a superproteção do trabalho, a culpa por não cumprir os objetivos e consequente fuga das tarefas presentes, definir tarefas com expectativas mais altas do que o seu valor, focar em assuntos que têm um perspectiva positiva aparente sem avaliar sua importância para as necessidades pessoais, tarefas que requerem apoio e tempo, interesses seccionais e conflitos, etc.
Um processo sistemático habitual torna-se um dispositivo que a pessoa pode usar com propriedade para uma gestão eficaz do tempo.
Implementação de metas
Uma lista de tarefas é uma lista de tarefas a serem concluídas, como tarefas ou etapas para a conclusão de um projeto.
É uma ferramenta de inventário que serve como alternativa ou complemento à memória.
As listas de tarefas são usadas no autogerenciamento, gerenciamento de negócios, gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software.
Pode envolver mais de uma lista.
Quando um dos itens de uma lista de tarefas é concluído, a tarefa é marcada ou riscada.
O método tradicional é escrevê-los em um pedaço de papel com uma caneta ou lápis, geralmente em um bloco de notas ou prancheta.
As listas de tarefas também podem ter a forma de listas de verificação de papel ou software.
A escritora Julie Morgenstern sugere “o que fazer e o que não fazer” no gerenciamento do tempo, que incluem:
- Mapeie tudo o que é importante, fazendo uma lista de tarefas.
- Crie “um oásis de tempo” para alguém administrar.
- Diga não”.
- Estabeleça prioridades.
- Não largue tudo.
- Não pense que uma tarefa crítica será realizada em seu tempo livre.
Vários equivalentes digitais estão agora disponíveis, incluindo aplicativos de gerenciamento de informações pessoais e a maioria dos PDAs.
Existem também vários aplicativos de lista de tarefas baseados na Web, muitos dos quais são gratuitos.
Organização da lista de tarefas
As listas de tarefas geralmente são organizadas em diários e hierarquizadas.
O sistema hierárquico mais simples inclui uma lista de tarefas gerais para registrar todas as tarefas que a pessoa precisa realizar e uma lista de tarefas diárias que é criada todos os dias pela transferência de tarefas da lista de tarefas gerais.
Uma alternativa é criar uma “lista de coisas a não fazer”, para evitar tarefas desnecessárias.
Um dos primeiros defensores da priorização “ABC” foi Alan Lakein, em 1973.
Em seu sistema, os itens “A” eram os mais importantes, “B” o próximo mais importante, “C” o menos importante. atribui “A” a tarefas a serem realizadas em um dia, “B” a uma semana e “C” a um mês.
Para priorizar uma lista de tarefas diárias, registra-se as tarefas na ordem de prioridade mais alta ou atribui-se a elas um número após serem listadas, o que indica em que ordem executar as tarefas.
O último método é geralmente mais rápido, permitindo que as tarefas sejam registradas mais rapidamente.
Vários escritores enfatizaram possíveis dificuldades com listas de tarefas, como as seguintes.
A gestão da lista pode substituir a sua implementação.
Isso pode ser causado por procrastinação, prolongando a atividade de planejamento.
Isso é semelhante à paralisia da análise.
Como em qualquer atividade, há um ponto de retornos decrescentes.
Para permanecer flexível, um sistema de tarefas deve permitir o desastre.
Uma empresa deve estar pronta para um desastre.
Mesmo que seja um pequeno desastre, se ninguém tiver tempo para essa situação, ela pode se espalhar, podendo causar danos à empresa.
Para evitar ficar preso em um padrão de desperdício, o sistema de tarefas também deve incluir sessões regulares de planejamento e avaliação do sistema, para eliminar ineficiências e garantir que o usuário esteja indo na direção que realmente deseja.
Se algum tempo não for gasto regularmente na consecução de metas de longo prazo, o indivíduo pode ficar preso em um padrão perpétuo de planos de curto prazo, como permanecer em um determinado emprego por muito mais tempo do que o originalmente planejado.
Aplicativos de software
Muitos produtos de software para gerenciamento de tempo oferecem suporte a vários usuários.
Eles permitem que a pessoa dê tarefas a outros usuários e use o software para comunicação e priorização de tarefas.
Os aplicativos de lista de tarefas podem ser considerados um gerenciador de informações pessoais leve ou um software de gerenciamento de projetos.
Aplicativos modernos de lista de tarefas podem ter uma hierarquia de tarefas integrada, podem oferecer suporte a vários métodos de filtragem e ordenação da lista de tarefas e podem permitir associar notas arbitrariamente longas para cada tarefa.
Em contraste com o conceito de permitir que a pessoa use vários métodos de filtragem, pelo menos um produto de software contém adicionalmente um modo em que o software tentará determinar dinamicamente as melhores tarefas para qualquer momento.
Sistemas de gerenciamento de tempo
Os sistemas de gerenciamento de tempo geralmente incluem um relógio de ponto ou um aplicativo baseado na Web usado para rastrear as horas de trabalho de um funcionário.
Os sistemas de gerenciamento de tempo fornecem aos empregadores informações sobre seu trabalho, permitindo que eles vejam, planejem e gerenciem o tempo dos funcionários.
Isso permite que os empregadores gerenciem os custos de mão de obra e aumentem a produtividade.
Um sistema de gerenciamento de tempo automatiza processos, o que elimina a papelada e tarefas tediosas.
GTD
Getting Things Done foi criado por David Allen.
A ideia básica por trás desse método é terminar todas as pequenas tarefas imediatamente e uma grande tarefa deve ser dividida em tarefas menores para começar a concluir agora.
O raciocínio por trás disso é evitar a sobrecarga de informações ou “congelamento do cérebro” que provavelmente ocorrerá quando houver centenas de tarefas.
O objetivo do GTD é encorajar o usuário a colocar suas tarefas e ideias no papel e organizá-las o mais rápido possível para que sejam fáceis de gerenciar e visualizar.
A “Técnica Pomodoro” de Francesco Cirillo foi originalmente concebida no final dos anos 1980 e gradualmente refinada até ser definida posteriormente em 1992.
A técnica é o homônimo de um cronômetro de cozinha em forma de Pomodoro inicialmente usado por Cirillo durante seu tempo na universidade.
O “Pomodoro” é descrito como a métrica fundamental do tempo dentro da técnica e é tradicionalmente definido como tendo 30 minutos de duração, consistindo em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de intervalo.
Cirillo também recomenda uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos após cada quatro Pomodoros.
Por meio de experimentos envolvendo vários grupos de trabalho e atividades de orientação, Cirillo determinou que o “Pomodoro ideal” tinha 20 a 35 minutos de duração.
Conceitos relacionados
O gerenciamento de tempo está relacionado aos seguintes conceitos. Gerenciamento de projetos: o gerenciamento de tempo pode ser considerado um subconjunto de gerenciamento de projetos e é mais comumente conhecido como planejamento de projetos e cronograma de projetos.
O gerenciamento do tempo também foi identificado como uma das principais funções identificadas no gerenciamento de projetos.
A gestão da atenção relaciona-se com a gestão dos recursos cognitivos e, em particular, do tempo que o ser humano dedica à sua mente para realizar algumas atividades.
Timeblocking é uma estratégia de gerenciamento de tempo que defende especificamente a alocação de blocos de tempo para tarefas dedicadas, a fim de promover foco e produtividade mais profundos.
O gerenciamento de tempo organizacional é a ciência de identificar, valorizar e reduzir o desperdício de custo de tempo dentro das organizações.
Ele identifica, relata e avalia financeiramente o tempo sustentável, o tempo perdido e o tempo efetivo dentro de uma organização e desenvolve o caso de negócios para converter o tempo perdido em tempo produtivo por meio do financiamento de produtos, serviços, projetos ou iniciativas como retorno positivo do investimento.
www.indolesociety.com.br
